La Agencia de Viaje, como se sabe, cobra un % de comisión por cada tipo de productos que vende. Los productos que puede vender son varios como : Boleto aéreo nacional pto. a pto (sin escala), boleto aéreo internacional pto. a pto. (sin escala), Tour publicitado (Advertised Tour) , Crucero, FIT, Dit, Turismo de Grupos, Hotel, Alquiler auto, Varios.
Cada uno de estos productos produce un ingreso a la Agencia por concepto de Comisión. Luego, a cada ingreso por concepto de comisión se debe restar: primero, el coste del pago del salario (payroll cost), y al restar este coste se obtiene un margen de contribución para la Agencia de la cual hay que restar los otros costos que son los costes generales (overhead costs), es decir alquileres, luz, teléfono, papelería, etc.. para obtener para cada producto que vende la Agencia bien sea una ganancia o una pérdida.
No obstante para poder conocer la posible ganancia o la pérdida para cada productos, es necesario ASIGNAR a cada uno de los productos que vende la Agencia, los costes tanto de nómina (payroll costs) como los llamados costes generales (overhead costs).
Este proceso de asignación de costessigue varios pasos sistemáticos: 1) Para cada producto vendido al año se aplica el porcentaje correspondiente de comsión y así se obtienen los ingresos anuales para la Agencia y para cada uno de sus productos vendidos. Claro la Agencia conoce su coste anual por concepto de nómina y conoce también sus costes generales (alquiler, pago de luz, pago de teléfono, papelería, mantenimiento, etc..) Si la Agencia sumara todos sus ingresos por comisión al año y luego restara sus costes anuales por concepto de: nómina (payroll costs) y sus costes generales (overhead costs) entonces la Agencia obtendría una utilidad bruta antes de impuestos sobre larenta (ISR). El problema que queremos plantear ahora es que esa utilidad obtenida por la Agencia seguramente se debe porque algunos de sus productos que vende son rentables, pero pueden haber algunos productos que producen pérdidas y que esa pérdida se "ESCONDE" en la Utilidad Total obtenida por los productos rendidores.
Entonces : ¿Cómo saber cuáles son los productos que producen ganancias y los productos que producen pérdidas? ¿ Cuál es la metodología que se aplica para conocer esto ?. La metodología es sencilla y sigue varios pasos lógicos: PRIMER PASO obtener los ingresos por concepto de comisión para cada producto específico, así como el coste total de nómina y el coste total general, y por supuesto la utilidad que produce la Agencia. SEGUNDO PASO determinar qué porcentaje del tiempo total de sus empleados que se pueda asignar a cada uno de los productos vendidos. O sea: la Señorita X de su 100% de tiempo que le dedica diariamente a la Agencia un Z% de ese su tiempo se lo dedica a la venta del producto A y otro porcentaje al producto B, etc... y así para cada empleado (estos % aplicados son una aproximación que el Agente de viaje puede conocer por experiencia, al menos que lleve un registro del uso de esos tiempos. TERCER PASO consiste en asignar esos porcentajes de tiempo al pago total por concepto de nómina, para así asignar a cada producto la perte que se le adignaría por ese pago. CUARTO PASOPara cada tipo de productos vendido que produce los ingresos por comisión a la Agencia se restan los costes asignados de nómina y así se obtiene un MARGEN PARA CADA PRODUCTO VENDIDO, margen al cual habrá que restar luego el coste general de administración o sea el coste de alquiler, teléfono, etc...QUINTO PASOAsignar los costes generales aplicando el mismo porcentaje que se utilizó al distribuir la nómina. SEXTO PASOAsí se obtiene la utilidad o la pérdida para cada uno de los productos que vende la Agencia y que le producen sus Ingresos.
Una vez obtenido el resultado, el Agente de Viaje tiene que tomar algunas decisiones en relación a los productos que producen PERDIDAS. Puede planificar sus actividades promocionales. También puede hacer un listado de posibles acciones como como añadir un nuevo ingreso por otros servicios adicionales; o transformar una venta simple de boleto aéreo en un INCLUSIVE TOUR vendiendo con el boleto también el servicio del hotel , los servicios en tierra, alquiler de auto o bien venta de seguro de viaje. También puede tratar de incrementar el volumen de ventas de los productos no rentables, pero esta acción supone que la Agencia comienza a ejercer un ROL DE ASESOR DE VIAJE o CONSEJERO DE VIAJE También se puede asignar los tiempos a sus empleados o ahorrar tiempos; o controlar los tiempos de una manera más efectiva. Los último que se podría hacer es eliminar la venta de los productos con pérdidas o establecer un criterio de que se venderían tickets aéreos solamente sobre un momento de venta determinado.
En resumen: el trabajo del Agente de Viaje es PLANIFICAR SUS UTILIDADES
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